Vaata ühe töönädala jooksul, kuhu aeg kaob
Pane kirja tegevused, mille juures keegi kopeerib andmeid, otsib infot, saadab sama tüüpi kirju või tuletab teistele midagi meelde. Küsi töö tegijalt, mis teda kõige rohkem segab. Vaata ka kliendi teekonda: kus vastus viibib, broneering jääb kinnitamata või päring läheb kaotsi? Kirjelda konkreetset tegevust, näiteks „kannan veebipäringu tabelisse ja saadan kinnituse”. „Müük” on esimese automatsiooni jaoks liiga lai ülesanne.
Kirjelda algus, sisend ja oodatud tulemus
Mis töö käivitab? Kust info tuleb ja kuhu see peab jõudma? Kes otsustab, kui sisend on puudulik? Näiteks veebivormist tulnud päring võib luua CRM-is kliendikirje, saata kinnituse ning anda vastutajale ülesande. Pane kirja ka erandid: olemasolev klient, korduv päring või puuduv kontakt. Kui tänane töökorraldus on ebaselge, lepi enne ehitamist kokku, kuidas see peaks toimima.
Arvuta maht ja vaata, kui palju saab tegelikult automatiseerida
Mõõda ühe korra ajakulu ja korduste arvu kuus. Näidisarvutus: 10 minutit × 60 korda tähendab 10 tundi tööd kuus. Kui automaatika katab sellest 70%, vabaneb hinnanguliselt 7 tundi; kontrollimisele jääb endiselt aega. Need on näite eeldused. Lisa kalkulaatorisse mitu tööd ning võrdle kuist ja aastast ajaväärtust. Vabanenud aeg võib minna klienditööle või arendamisele; see ei tähenda automaatselt väiksemat palgakulu.
Vali esimene töö kasu, teostatavuse ja veaohtu arvestades
Hea esimene kandidaat kordub sageli, kasutab kättesaadavaid andmeid ja lõpeb selgelt kontrollitava tulemusega. Võrdle iga kandidaadi puhul ajavõitu, kliendi jaoks tekkivat kasu, ühendamise keerukust ning vea tagajärge. Alustada saab näiteks päringu salvestamisest ja teavitusest. Maksmine, hinnakokkulepped või andmete kustutamine vajavad täpsemaid kontrolle. Vali piiritletud töö, mida saab vajadusel peatada ja käsitsi jätkata.
Kas piisab liidestusest või on vaja AI-d?
Kui reegel on üheselt kirjeldatav, võib sobida tavaline automatsioon: vormi andmed CRM-i, kinnitatud broneering kalendrisse või meeldetuletus tähtaja järgi. AI võib aidata juhul, kui sisend on vabas vormis tekst, dokument või sõnum, mille sisu tuleb tõlgendada. Määra siis, mida AI tohib otsustada ning millal inimene tulemuse kinnitab. Vaata esmalt ka olemasoleva tarkvara võimalusi, et vältida tarbetut lisasüsteemi.
Katseta ühe tööga ja mõõda tulemust
Pane enne alustamist kirja lähteolukord: ajakulu, paranduste arv ja ootel töö. Katseta tavalist juhtumit ning erandeid, näiteks topeltpäringut ja katkist ühendust. Lepi kokku vastutaja ning see, kust vigu märgatakse. Hoid ja Hool projekt näitab, kuidas broneerimine, kliendiandmed, teavitused ja arvetöö saavad kuuluda ühte töökorraldusse. Sinu esimene samm võib olla sellest üks väike osa. Kontrollnimekiri aitab valmisolekut hinnata ja kalkulaator eeldusi võrrelda.
Täida automatiseerimise kontrollnimekiri ↗
Vaata seotud projektinäidet ↗